Ütemtervezés excelben szakmai alapokon? Igen, lehetséges!

Ahogy a helyes ütemterv titkait feltáró bejegyzésünkben erről írtunk, az excelben történő ütemtervezés vegyes érzelmeket kelt a szakmában jártas szakemberekben. Ha mégis excelben történik az ütemtervezés, akkor nagyon fontos, hogy egy könnyedén aktualizálható, vagyis a tervezés logikáját megőrző hálóterv jöjjön itt létre, amelyben betartjuk a fő szabályokat.

/A képen látható ütemtervező excel sablonja elérhető a Projektmenedzsment és projektkontrolling szakmai közösség facebook csoportban: Projektmenedzsment & projekt kontrolling szakmai közösség | Facebook/ Ebben a bejegyzésben az excelben történő helyes ütemtervezés módszerét vesszük végig lépésről-lépésre:

1. Vegyünk fel oszlopokat minimum az alábbi adatok kezeléséhez:

- WBS szint

- Tevékenység kódja (egyedi azonosító)

- Tevékenység neve

- Tevékenység átfutási ideje

- Kezdés dátuma

- Befejezés dátuma

2. A kezdő tevékenységnek (amelyiknek nem lesz később sem megelőző tevékenysége) adjuk meg a projekt indulás dátumát, a további tevékenységeken mind a kezdő mind a befejező dátumot képlettel fogjuk számolni.

3. Adjuk meg a tevékenységek átfutási idejét!

4. Tervezzük meg a hálót, azaz gondoljuk végig, hogy melyik tevékenység melyiktől függ, pontosabban az egyes tevékenységek kezdete vagy befejezése függ –e valamely más tevékenység kezdésétől vagy befejezésétől.

5. A kezdő tevékenységünkön képlettel számoljuk ki a befejezési időpontot befejezés = kezdés + átfutási idő

6. Keressük meg azokat a tevékenységeket, amelyek ettől a kezdő tevékenységtől függnek: pl. ha a kezdő tevékenységem a földkiemelés, és a második tevékenységem az alapozás csak a földkiemelés befejezésekor kezdődhet akkor az alapozás kezdő dátumának kiszámítási módja alapozás kezdése = földkiemelés befejezése (ha azt szeretnénk hogy az alapozás a következő napon kezdődjön, akkor alapozás kezdése = földkiemelés befejezése + 1 lesz a képletünk a megfelelő excel cellában)

7. Ha olyan tevékenységet ütemezünk, amely elkezdéséhez úgynevezett technológiai időközt kell hagyni, akkor ezt is építsük be a képletünkbe. Például: betonozás után a betonnak 10 nap kötési időre van szüksége, hogy megkezdődhessen a falazás ez esetben a falazás kezdése = betonozás befejezése + 10

8. Vizsgáljuk meg, hogy van –e olyan kezdési vagy befejezési dátumunk ami több mindentől függ. Ha van, akkor a későbbi (nagyobb) dátumot kell figyelembe venni (mert ekkora teljesül minden bemeneti feltétel). Nyilvánvalóan szemmel is meg tudjuk állapítani, hogy melyik a későbbi dátum, azonban nem lehetünk benne biztosak, hogy ez minden aktualizálás során így marad. Szerencsére egy egyszerű módszerrel erre is van megoldás. Írjuk meg úgy a képletet, hogy mindig a nagyobbat vegye figyelembe:

Például: ha a falazás csak akkor kezdődhet meg ha a betonozás befejeződött és eltelt 10 nap, ÉS a tégla beszerzés is befejeződött akkor

falazás kezdés = MAX(betonozás befejezés +10; tégla beszerzés befejezés)

9. Készítsünk összegző tevékenységeket és projekt összegzőt!

Amint a teljes háló számításával készen vagyunk és nem maradt olyan tevékenység (a kezdő tevékenységen kívül) aminek ne lenne bemeneti feltétele (megelőző tevékenysége) akkor eljött az idő, hogy a projekt átfutási idejét megállapítsuk. Ehhez érdemes projekt összegző tevékenységet létrehozni ahol a teljes projekt átfutási idejét, kezdését és befejezését is folyamatosan szemmel tarthatjuk.

A projekt összegző kezdési dátuma az összes kezdési dátum közül a legkisebb MIN (kezdés1; kezdés2;….), befejezési dátuma pedig a legnagyobb MAX(kezdés1; kezdés2;….).

Ugyanígy hozhatunk létre összegző tevékenységeket is, amelyek néhány tevékenységet fognak össze, ez esetben csak az alájuk tartozó tevékenységek dátumaival dolgozzunk.

10. Vizualizáljuk: jöjjön az aktualizálható Gantt diagram!

Több lehetőségünk is nyílik az aktualizálás hatására automatikusan frissülő Gantt diagram megjelenítésére.

Az egyik ismertebb megoldás egy halmozott sáv diagramon történő megjelenítés, ahol a kezdési dátumokra halmozzuk az átfutási időt, majd a kezdési dátum és az átfutási idő közötti „alsó” oszlopdiagram részletet átlátszóra színezve eltűntetjük. Általában szükséges a kategóriák megjelenítése fordított sorrendben is: így az ütemtervünkben megfelelő tevékenység sorrendet látjuk a diagramon is.

Hátránya, hogy a diagram maximumát és minimumát az esetleges aktualizáláskor szükséges lehet frissíteni, illetve hogy ha a tevékenységek száma nő, akkor a diagram adatainak forrásterületét újra meg kell adni a kibővített tartományra hivatkozva.

A másik kevésbé ismert, de talán legrugalmasabb megjelenítési mód a cellák színezése feltételes formázással. Ehhez az szükséges, hogy az általunk kívánt időskálát, azaz napok, hetek, vagy hónapok kezdődátumait jelenítsük meg a fejlécben, majd az egyes tevékenységek soraiban hozzunk létre képlettel meghatározott feltételes formázási szabályt. A képletünk egy logikai vizsgálat lesz, amely az adott cellában vizsgálja, hogy a hozzá tartozó dátum (a fejlécben) nagyobb vagy egyenlő –e, mint a tevékenység kezdődátuma, és a fejléc következő dátuma kisebb vagy egyenlő –e mint a tevékenység befejező dátuma. Ha mindkettő igaz, akkora tevékenység abban az időpontban biztosan zajlott, ekkor a cella beszínezésre kerül.

Ez az egyszerű de nagyszerű megoldás azért is szerencsés, mert esetleges idő vagy tevékenység bővülés során az így feltételes formázással ellátott celláknak csak a formázását kell ráilleszteni az új cellákra.

A diagramos megoldással szemben itt lehetőségünk van az annak az időszaknak a kijelölésére is ahol éppen vagyunk, például napi bontás esetén feltételes formázással kiemelhetjük a mai napot (logikai vizsgálat a képlettel megadott feltételes formázással: =fejlécdátum=MA()), és napi bontás esetén a hétvégéket is jelölhetjük eltérő színnel a jobb átláthatóság érdekében: =HÉT.NAPJA(fejlécdátum;2)>5

* példánkban a fejléc dátumok a 2. sorban szerepelnek, a tevékenység kezdés dátumok az H, a befejezés dátumok a I oszlopban. A feltételes formázással érintett (Gantt diagram) terület a J3 cellától kezdődik.

Ha kedvet kaptál megtanulni hálótervezni szakmai alapokon excelben, és kíváncsi vagy más excelben megvalósítható projektmenedzsment eszközökre is, várunk képzéseinken!

További hasznos videókat találsz ezen a youtube csatornán: Zília Hajós - YouTube.